TRD

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

Se define como el listado de series y  subseries , con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

GLOSARIO DE LAS TRD

Entidad Productora:

Entidad Productora:

Nombre de la Entidad. Deberá colocarse el nombre completo.

 de 

Oficina Productora:

Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia) que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

 Hoja

 En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la Secretaría. 

 El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la Secretaría.

 Código

Este campo está constituido por:

Código de Oficina:

Establecido, para cada dependencia.

Código de Serie y Subserie:

Indica el número de serie y subserie, de acuerdo con la descripción establecida en el Cuadro de Clasificación .

Series, Subseries y Tipos Documentales:

Constituido por el nombre de la respectiva serie, subserie y tipo documental, de acuerdo con lo establecido en el cuadro de clasificación y en las Tablas de Retención Documental.

Retención en Años.

Este campo está constituido, por:

Archivo de Gestión

Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades documentales en su fase administrativa. Este tiempo esta determinado en años.Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.

Archivo Central

Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios  de la información. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la SDDE, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las dependencias y los usuarios externos en general

  

Original / Copia

Indica la tradición documental. Si el documento de la oficina productora es Original o es una copia.

Disposición Final

Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie,subserie y tipo documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos;este campo está constituido por:

S:Selección. 

Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial.

M:Microfilmación.

Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al análisis documental deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura, al tiempo que se van a conservar, preservar y asegurar.

D:Digitalización:

Técnica de reproducción de información que se le realizará a los expedientes o unidades documentales que resulten del análisis  documental como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura. Definidos como Patrimonio Documental.

 E:Eliminación.

 Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor  primario y secundario, debido a que no poseen valor histórico.

CT:Conservación Total. 

Establece qué expedientes y/o Unidades Documentales se conservarán permanentemente, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia y se convertirán en patrimonio documental  para la investigación, la ciencia, la tecnología y la memoria histórica.

Procedimientos

En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados en la modalidad de selección, muestreo, microfilmación, digitalización,eliminación y o conservación. 

En esta columna también aparecerán determinados los valores y el marco legal y el muestreo.

Valoración

En este campo se determinan los valores primarios y secundarios de los expedientes, con el fin de establecer la permanencia en el Archivo de Gestión, Archivo Central y en el Archivo Histórico.

 Marco Legal

Este campo enuncia las normas que son de competencia directa de los expedientes y/o unidades documentales. en cada una de las dependencias;es la base para argumentar las disposiciones finales.

Muestreo.

Operación por la cual se conservan ciertos expedientes y/o unidades documentales de carácter representativo o especial durante la selección, criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros, con el fin de conservarse permanentemente.

Siglas y Convenciones:

D: Código de la Dependencia.

S: Series

Sb: Subseries

S-Sb: Código de las Series y Subseries.

CT: Conservación Total.

M: Microfilmación.

D: Digitalización.

E: Eliminación

S: Selección

Líder de la dependencia:

 Firma del jefe o Director de la Dependencia.

Aprobó Comité de Archivo: 

Número de Acta de aprobación por el Comité de Gestión Documental y Archivo.

Fecha de Aprobación:

 Fecha de Aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del Comité de Gestión Documental y Archivo.

Fecha de Actualización:

 Fecha de actualización de las Tablas de Retención Documental.

Formato Explicativo de Diligenciamiento

REQUISITOS DE PRESENTACIÓN DE LAS TRD

El Archivo General de la Nación ha establecido como requisitos para la presentación de Las Tablas de Retención Documental los siguientes:

-Organigrama actual.

-Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y    Cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones).

- Propuesta de tablas de retención documental (la TRD debe presentar una introducción    Donde se explique cuál fue la metodología utilizada para elaborarla).

- Manual de Procesos y Procedimientos.

-Acta del Comité de Archivo de la entidad avalando las TRD.

-Comunicación de la entidad remitiendo las TRD al Secretario del Comité Evaluador de    Documentos del Archivo General de la Nación. 

Seguimiento y actualización de las TRD.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un crono grama de seguimiento para la verificación de la aplicación de la T.R.D en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones  que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.