GESTION DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales

La importancia de la Gestión Documental: Es por ello que su correcta aplicación lleva a la empresa a mejorar y a optimizar considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que ahorra tiempo, espacio y dinero.

Queremos que conozcas cómo funciona la gestión documental, su importancia y las ventajas que puede representar para ti y para tu empresa.

Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:

La optimizan de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

En sí, la gestión documental permite:Revisión de información.

• Ahorro y eficiencia.
• Categorización de archivos.
• Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
• Almacenamiento ordenado.
• Custodia de documentos.

De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa.

Así pues:

• Mejora la gestión de la información.
• Automatiza los procesos.
• Reduce costos, tiempo y espacio.

OBJETIVO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Está claro que, por un lado, destacamos la eficiencia y la rapidez a la hora de almacenar y localizar documentos. Sin embargo, otro elemento importante es el ahorro en recursos (como por ejemplo, papel, ya que se tiene todo informatizado).Hay que tener presente que la gestión documental puede hacerse tanto en papel como de manera automática en un sistema informático. Sin embargo, ya es habitual ver que la mayoría de pymes se organizan a través del empleo de potentes ERPs donde almacenan, unifican y gestionan de manera eficaz todos los datos y documentos de su empresa.

VENTAJAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Aplicar una buena gestión documental en tu empresa, tiene toda una serie de ventajas:Almacenamiento lógico y organizado de la documentación de cada uno de los departamentos de la empresa

Informatización de toda la información

Ahorro en recursos: material, espacio y tiempo.

Incrementa la seguridad de los archivos, estando éstos bajo seguras claves a las cuales tienen acceso unos pocos.

Almacenamiento en la nube, lo cual evita pérdidas de los archivos y deterioro de la documentación.

Compartir la información con las personas que lo necesiten es más fácil que nunca.

Rápida localización de documentos, tengan la antigüedad que tengan. Al disponer de un sistema de ordenación y organización lógico, encontraremos muy rápido aquello que vayamos buscar. Si tu empresa es de reciente creación, programa desde ya un buen plan de gestión documental. De esta manera, te obligarás a ordenar y gestionar como es debido todos los documentos. Igualmente, serán muchos los quebraderos de cabeza que te evites, así como los tiempos de búsqueda de una factura que hace un par de meses se te traspapeló, por ejemplo.Parece que no, pero una buena gestión documental es una forma de ganar ventaja competitiva frente a otras empresas del sector, por lo que no la dejes de lado. Por ello, te recomendamos que conozcas cómo mejorar la gestión de tu empresa fácilmente. Además, aquí también puedes encontrar los documentos para empresas más importantes para la creación y la gestión de un negocio.

CONCEPTO DE ARCHIVO

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la de la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).

Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para un uso eficiente.

 Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados. - También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

 Archivar: significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario. El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.

Funciones del archivo: La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

Clases de archivos: Según el grado o frecuencia de utilización: 

- Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.

 - Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. 

- Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental. 

 Según el lugar de emplazamiento: 

- Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.

 - Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:

  Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.

  Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos. Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.

 El archivo de gestión: Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su puesto de trabajo. El número de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos archivados pueden provenir de otros organismos departamentos o bien has sido entregados directamente por los interesados. 

 El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar los documentos y mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamente necesario fijado por la entidad o el que resulte imprescindible para realizar sobre el documento las operaciones oportunas. Sólo deberán estar por tanto los documentos en poder del funcionario el tiempo oportuno, sin que sirva el archivo como lugar permanente de almacenamiento, debiéndose enviar los documentos a otros puestos de trabajo para que siga su tramitación o bien a los archivos semiactivos de los departamentos si se ha terminado el trabajo sobre éstos. El archivo de gestión debe estar perfectamente ordenado para facilitar la rapidez de actuación y la perfecta localización del documento.

 Conservación de la información: Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios básicos: 

• Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos
• Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)
• Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.
• Restauración de documentos deteriorados. 
• Reproducción de la documentación más representativa.
• Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y ordenación) según las normas de la teoría archivística. Realmente solo existe archivo cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles.

LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO: 

•  Físico (manual) : Los elementos constitutivos de un archivo físico son dos: el conjunto de documentos y el conjunto de relaciones que median entre ellos. El sitio de un documento de archivo está en el seno de un proceso funcional, del cual es un elemento, por mínimo que sea. Nunca se ha de concebir como un elemento aislado, siempre posee un carácter unitario que sólo se hace claro cuando ha conservado el puesto que le corresponde dentro del conjunto de los demás documentos que lo acompañan. La organización del archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:
• Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.  
• Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.
• Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo.

 La clasificación consistirá en agrupar jerárquica mente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. Tres son los elementos que podemos considerar en la clasificación de los documentos:

 las acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y los asuntos o materias sobre las que versan: 

•  Las acciones. Toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines.

•  La estructura orgánica. Cualquier entidad necesita asimismo una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo.

• Los asuntos o materias. Este es un elemento que no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades como en su organización. 

A la hora de organizar un archivo, se pueden establecer tres tipos de clasificación:

•  La clasificación funcional: Las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Una vez agrupada toda la documentación en series, éstas deben ser reunidas bajo clases más amplias que recojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una misma función. En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en cuenta al establecer clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrán establecerse las clases o clasificaciones principales o mas amplias sobre la base de las acciones, las secundarias sobre la base de las funciones, y las clases elementales o series documentales deberán comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos resultado de cada actividad. 

•  La clasificación orgánica: En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades… Los expedientes se agrupan según la actividad de la que son resultado. Sólo a partir de este nivel es posible establecer una clasificación orgánica, la cual se realizará jerárquica mente desde las unidades administrativas básicas hasta las divisiones más amplias.

•  Clasificación por materias: Este tipo de clasificación es el resultado del análisis del contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan. 

  La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se completa con la disposición de los distintos elementos, esto es, la ordenación. Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc. Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes, siguiendo la lógica de su tramitación que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series siguiendo la misma lógica. 

Por su parte, las series y las demás agrupaciones documentales se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las principales y terminando con las accesorias, aunque no siempre es posible establecerla objetivamente. Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario, las fechas de los documentos, la secuencia de los números, o la combinación de varios de ellos (como es el caso del alfanumérico). 

La instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente relacionada con la organización de fondos y consiste en la ubicación física de todo fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos, o libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un envase, así ubicados en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia a los agentes nocivos.

 Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber cuál es su ubicación física, para ellos se le otorga una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su orden dentro de ésta. La instalación de cajas, legajos y libros puede hacerse según dos métodos:

1.  Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones, series, etc. 
2.  El sistema de numeración continua, el más indicado para todo archivo en crecimiento, numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante.

Electrónico (informatizado) La principal estructura que se utiliza para almacenar los

datos en dispositivos de almacenamiento son los ficheros electrónicos, cuya organización se basa en la de los ficheros manuales. Un fichero es un conjunto de información sobre un mismo tema y organizada de forma que permita el acceso. Se compone de registros. Existen dos clases de ficheros:

•  Permanentes: son los que contienen información relevante para el programa. Existen tres clases de ficheros permanentes: 

- Fichero maestro: contiene los datos indispensables para el funcionamiento de una aplicación determinada y muestra el estado actual de la misma, por ejemplo, el catálogo de una biblioteca. 

- Fichero constante: contiene un tipo de datos de carácter fijo, por ejemplo, un fichero que contuviese un alista de autoridades.

 - Fichero histórico: es el fichero donde van los registros eliminados del fichero maestro. 

• Temporales: contienen información relevante para determinado programa, pero no para la aplicación en su conjunto. Sus datos proceden de los ficheros permanentes, como por ejemplo: una consulta. Existen dos tipos de ficheros temporales: 

- Intermedios: son los que almacenan resultados de un programa que han de ser utilizados por otro programa en una misma aplicación.

 - De resultados, en los que se almacenan ficheros elaborados que se destinan a un dispositivo de salida (impresora...etc.).